Le Portail des étudiants de l'AFMC est un service en ligne bilingue qui facilite les demandes et les placements des étudiants en médecine pour les stages à option pour étudiants visiteurs de niveau prédoctoral dans les 17 facultés de médecine du Canada. Le Portail a été lancé pour la première fois en 2014 en réponse aux préoccupations importantes exprimées par les étudiants et le Comité permanent de l'AFMC sur l’enseignement médical prédoctoral concernant la complexité et les inconvénients auxquels les étudiants en médecine sont confrontés lorsqu'ils postulent pour des stages à option au Canada.

En raison de la pandémie de COVID-19, les stages à option pour étudiants visiteurs ont été suspendus et le Portail des étudiants a été fermé pendant deux ans. L'équipe de l'AFMC a profité de cette période pour actualiser et mettre à niveau le Portail vers une nouvelle solution plus performante.

Le nouveau Portail des étudiants de l'AFMC (version 2.0) a été mis en ligne le 13 mai 2022. Il comporte de nouvelles caractéristiques, notamment un tableau de bord facile d'accès qui affiche l'état des demandes de placement, les placements effectués et les tâches à accomplir pour les demandes en cours. Une démonstration du nouveau Portail a été présentée à la Conférence canadienne sur l'éducation médicale (CCEM) en avril 2022.

Grâce au nouveau Portail, les étudiants peuvent parcourir la liste des stages à option avant de payer les frais d'inscription, accepter ou retirer rapidement les offres, mettre facilement à jour les documents, et consulter et demander des spécialités à partir de leur téléphone cellulaire, tablette, ordinateur portable ou PC. Du point de vue de la faculté, le personnel peut définir des niveaux de capacité par emplacement avec la possibilité de voir combien de demandes sont en attente et combien ont été acceptées, peut télécharger des documents tels que des contrats et générer un sondage auquel les étudiants et les précepteurs doivent répondre à la fin du stage. Le processus de vérification est désormais plus simple car les facultés peuvent télécharger les dossiers des étudiants qui ont déjà été vérifiés par le vérificateur de leur faculté d'origine.

Malgré les nouvelles fonctionnalités, les facultés devaient également se préparer à offrir des stages à option pour étudiants visiteurs dans une capacité limitée ainsi qu'à aider leurs étudiants à visiter d'autres facultés. Depuis l'été, l'AFMC travaille en étroite collaboration avec toutes les facultés de médecine afin d'assurer une transition en douceur pour les facultés qui commencent à offrir le service. Nous organisons des rencontres individuelles afin de passer en revue la liste de contrôle du lancement, d'aider à la formation du nouveau personnel et à la formation des personnes-ressources en matière de placement et des étudiants.

Nous avons reçu d'excellents commentaires de la part des facultés sur le soutien que l'AFMC leur prodigue en répondant à leurs questions et en les aidant à procéder au lancement du service.

Voici des témoignages de nos facultés

« L'Université de la Saskatchewan a été l'une des premières facultés à utiliser le Portail 2.0. L'équipe de l'AFMC a apporté un soutien considérable à notre faculté, afin de garantir le succès du lancement de la nouvelle plateforme. Pour faciliter une transition en douceur entre les systèmes, l'AFMC a établi un calendrier précis pour les coordonnateurs de stages à option, notamment en organisant des réunions régulières pour nous tenir au courant des progrès, en offrant des séances de formation fréquentes, ainsi que des séances hebdomadaires de questions et réponses. Comme on peut s'y attendre avec tout nouveau système, il y a eu des problèmes techniques en cours de route. L'AFMC a travaillé en étroite collaboration avec le fournisseur pour s'assurer que ces problèmes étaient résolus rapidement. Helen et son équipe ont communiqué ouvertement avec les coordonnateurs de stages à option au sujet de ces problèmes de système et du calendrier de leur résolution. L'équipe de l'AFMC a également facilité une communication ouverte entre les facultés, ce qui nous a permis d'harmoniser nos dates de demande d'admission afin de faciliter la tâche des étudiants. L'équipe de l'AFMC s'est vu confier la tâche énorme de mettre en place un nouveau portail pour les étudiants, et elle a fait un travail remarquable pour lancer ce nouveau site. »Shari Smith, coordonnatrice des stages à option, Université de la Saskatchewan

« Pendant la transition vers le Portail 2.0, l'AFMC a fourni une formation, une assistance à la navigation sur le Portail et des réunions régulières pour discuter des problèmes et des progrès. Les employés sont toujours prêts et disponibles pour rencontrer et discuter des problèmes auxquels fait face l'équipe des stages à option en ce qui a trait au système et ils nous ont offert leur soutien pour notre formation interne pour les personnes-ressources en matière de placement. 

La communication entre les facultés est facilitée par le groupe de travail régulier coordonnateurs des stages à option du Portail 2.0 de l'AFMC.  

En revanche, les problèmes techniques, la planification, les processus de paiement auraient pu être abordés ou mis en œuvre par le fournisseur avant le lancement. Les processus au sein du Portail auraient pu être testés de manière plus approfondie avant que les facultés procèdent au lancement afin d'éviter les retards dans le traitement des demandes des étudiants. »Programme de stages à option pour étudiants visiteurs, Université de Toronto

« L'AFMC a mis en place plusieurs séances de formation et a prévu des séances individuelles avec chacune des facultés. Elle a fourni plusieurs guides d'utilisation pour différents rôles et un accès à des comptes de test afin que nous puissions nous familiariser avec ces différents rôles. Les employés nous ont également aidés à former nos personnes-ressources en matière de placement ainsi que nos étudiants sur le Portail. Ils ont été très réactifs à toutes nos questions.   

La mise en œuvre du nouveau Portail a été un combat pour tous les intervenants. L'AFMC s'est montrée très réactive face aux différents problèmes et a commencé à être plus proactive en envoyant des informations par courriel aux étudiants directement, ou aux coordonnateurs pour qu'ils les envoient aux étudiants, avant d'apporter des changements aux applications du Portail qui pourraient entraver la capacité des étudiants à voir l’état des demandes, les disponibilités, les erreurs, etc. Il est bon d'avoir plus de transparence sur les problèmes et les préoccupations et sur la façon dont l'AFMC s'efforce de les résoudre pour les coordonnateurs et les étudiants. Je tiens à remercier l'AFMC pour son travail et son soutien continus alors que nous naviguons tous dans ce nouveau système. » Tania Pander, coordonnatrice du programme, Université de Calgary

À l'heure actuelle, huit universités offrent en direct presque tous les stages à option de façon limitée. L'AFMC travaille avec huit autres universités pour les préparer à offrir des stages à option limités au printemps 2023. 

On compte actuellement 850 étudiants actifs dans cinq facultés qui permettent à leurs étudiants de postuler pour des stages optionnels de visite. Les autres facultés permettront à leurs étudiants de poser leur candidature d'ici le printemps ou l'été 2023. En date du 8 novembre 2022, nous avons reçu un total de 305 demandes d'étudiants.